ZUGFeRD heißt es! Nein, gemeint ist nicht das Lastentier vor einer Kutsche. Vielmehr der neue entwickelte Standard des Forums für elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).
Worum geht es? Bisher kennen viele, gerade in kleinen Betrieben oder gar Kleinunternehmer nur die gute alte Papierrechnung. Auch in Großbetrieben wird oft noch damit gearbeitet. Vereinzelt bekommt man gesagt, es werde mit elektronischer Übertragung gearbeitet. Meist erfolgt dann enge, zeitraubende Abstimmung zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger.-> Es werden Einzelfälle standardisiert. Prozesse wie Rechnungskontrolle, Wareneingangsprüfung, der Zahlungslauf und letztendlich die Archivierung kosten den Geschäftsmann viel Geld.
Allein die Rechnungskontrolle plus Überprüfung der richtigen Wareneingänge ist im Zeitaufwand nicht zu unterschätzen. Hier soll z. B. das ZUGFeRD mit Effizienz glänzen.
Kommunikation ist alles. Das war schon immer so und wir immer so bleiben. Wenn zwei Parteien vom gleichen reden wird einander verstanden. Hat ein Lieferant einen anderen Standard der elektronischen Rechnungsübertragung müssen mühsame Anpassungen gemacht werden, damit die EDV des Großhändlers die gleiche Sprache spricht. Das könnte durch einen Standard erleichtert werden.
Wie soll es funktionieren? Die FeRD beschreibt das vorgehen recht simpel und wie folgt: „ZUGFeRD integriert in einem PDF-Dokument (Format PDF/A-3) standardisierte Rechnungsdaten im XML-Format: Die Rechnungen werden im PDF-Format verschickt. Die Daten werden zusätzlich in einer standardisierten XML-Struktur mit übertragen, die ins PDF eingebettet ist. Optisch ist die Rechnung nicht von einer gewöhnlichen PDF-Rechnung zu unterscheiden. Bei der Verarbeitung einer ZUGFeRD-Rechnung werden die Daten aus der eingebetteten XML-Struktur ausgelesen und die benötigten Daten in den Zahlungsträger, Buchungszeile, usw. übernommen.“
Wer profitiert davon? Vermeindlich die Wirtschaft. Die europäische Kommission beziffert das Einsparpotenzial mit mehr als 64,5 Milliarden Euro. Und hier reden wir nur vom europäischen Raum. Auf die einzelne Unternehmung runtergebrochen stellt sich eine Effizientssteigerung innerhalb der Firmeninternen Prozesskette dar. Die oben beschriebenen Abläufe können durch Programme abgeprüft werden und so genauer und schneller verarbeitet werden. Zahlungsziele werden besser eingezahlten, Fehler besser erkannt. Die 10 jährige Archivierungspflicht muss nicht mehr in platzfressenden Aktenschränken sondern auf Servern stattfinden.
Kritikpunkt: Fraglich ist ob Dienstleister wie z. B. die Deutsche Post einen solchen Standard gutheißen werden. In 2012 verschickte diese mehr als 64 Millionen Briefe, so der Konzernlagebericht. Schon jetzt kämpft der Konzern mit der sinkenden Anzahl an verschickten Briefen, -2,5 % bei Geschäftskundenbriefen. Im 21. Jahrhundert sind Sie teilweise lang durch E-Mail und co. abgelöst worden. Zwar gibt es schon die zertifizierte E-Mail mit rechtlich gültiger Empfangsbestätigung, aber ob und wie stark sich das durchsetzt wird sich zeigen. Nichts desto trotz forderte übriges schon die EU-Richtlinie 1999/93/EG eine „elektronische Signatur“.
Auch die Papierindustrie wird angesichts dieser Entwicklung skeptisch reagieren. Zum einen wird Druck der Umweltschützer kommen, welche natürlich eine Reduzierung des Papierbedarfs gutheißen werden, andererseits werden im ersten Schritt aufgrund fallender Nachfrage die Preise am Absatzmarkt in den Keller rutschen. Ein Umdenken muss also auch auf Seiten der Industrie stattfinden. Zwar noch Zukunftsmusik aber ernstzunehmende Überlegung.
Jedoch gibt es Gefahren! Die allgegenwärtige Diskussion über die NSA Affäre und allgemein die Gefahren aus dem Netz dürfen nicht vergessen werden. Wenn der gesamte Faktura - Austausch online Stattfindet besteht auch die Gefahr für Cyberangriffe, elektronische Manipulationen oder Fishing Mails. Auf jeden Fall müssen dann auch die Sicherheitsstandards angepasst werden, um dieses Risiko zu mindern. Die Nutzer sind in der Pflicht Verschlüsselungen auf Server sowie redundante Absicherungen dieser einzurichten und zu überwachen.
Nicht auszumalen wäre wenn ein Hacker künstliche Rechnungen infiltrieren könnte.
Wie ist also so ein Status quo einzustufen? Wie ist der Ausblick für die Zukunft?
Ein vorantreiben der elektronischen Standardisierung muss von allen Seiten gesehen werden. Umso mehr Unternehmer einen Standard nutzen, desto besser ist die Wirkung, weil oben beschriebene Abstimmung zwischen verschiedenen Systemen unnötig werden bzw. signifikant reduziert werden. Erst dann sind wirklich Vereinfachungen gegeben, welches es Firmen erlauben Kosten und Zeit zu sparen. Auf der contra-Seite sind die Investitionskosten für eben Sicherheitsmaßnahmen und die einmalige Bereitstellung. Das Streben nach Fortschritt und technischer Weiterentwicklung spielt meiner Meinung nach auch eine große Rolle.
Vielleicht wird hier die EU weitere Richtlinien auf die Reise bringen.
