Pareto-Prinzip und ABC Analyse

Nach dem Pareto-Prinzip wird die aufgewendete Zeit mit den zu erfüllenden Aufgaben verglichen. Vilfredo Pareto geht nämlich davon aus, dass mit 20 % der aufgewendeten Zeit 80 % der anstehenden Aufgaben oder Probleme erledigt, beziehungsweise erfüllt werden kann. Dies setzt jedoch voraus, dass eine Priorisierung der Aufgaben vorab vorgenommen wird. Prioritäten werden gesetzt, indem man darüber entscheidet, welche Rangigkeit Aufgaben haben. Man muss also entscheiden, nach dem ersten Rang, zweiten Rang, dritten Rang usw. Pareto hat sich mit dem Gesetz des abnehmenden Grenznutzens befasst und daraus Leitsätze für Selbst-Management beziehungsweise für Zeitmanagement erstellt.

Vom anderen Blickwinkel aus benötigen demnach die restlichen 20 % der Ergebnisse 80 % der gesamten aufgewendeten Zeit. Das Paretoprinzip anzuwenden bedeutet, dass wir viele Unterscheidungen treffen müssen zwischen den Aufgaben, die wir als interessant beachten und denjenigen, die wir als schwer beziehungsweise leicht einschätzen. Demgegenüber stehen solche Aufgaben, die besonders wichtig oder bedeutungsvoll sind.

Eine rationale Herangehensweise an das Selbstmanagement in der täglichen Erwerbstätigkeit wird oft behindert durch die Vielzahl anstehender Aufgaben und Arbeiten, die allesamt erledigt werden wollen und der Gefahr, dass wir uns mit scheinbar notwendigen und unaufschiebbaren Aufgaben beschäftigen, oder uns gar darin verlieren.

Wenn es darum geht, Prioritäten zu setzen, hilft die so genannte ABC Analyse weiter. Sie ermöglicht die Ermittlung der wichtigsten Faktoren für die Lösung eines Problems oder Fragestellungen oder für die Erledigung anstehender Aufgaben. Die ABC Analyse kann in Projektarbeit eine wesentliche Stütze sein. Nimmt man sich während der Projektplanung die Zeit, um notwendige Arbeitsschritte und Arbeitsmaßnahmen zu erheben, zeichnet sich ein grundsätzlich leistungsorientierter Projektablauf ab.